O “mapeamento de processo” é uma ferramenta muito eficaz para o gerenciamento e tem como principal objetivo identificar: as entradas e saídas, o fluxo das atividades, as partes envolvidas, as competências e os recursos necessários para suportar o que for necessário para que as atividades de uma empresa saiam conforme determinado e planejado, com a menor quantidade de problemas.

A minha experiência com mapeamento de processo

Esse tema é muito usado por mim e pela minha equipe diariamente no atendimento aos nossos clientes na consultoria. Acreditamos nela como ferramenta eficaz na gestão do dia a dia, independente do segmento ou tamanho do seu negócio. Além de tratar o principal objetivo que é a identificação de cada peça do quebra-cabeça, tratamos também de fazer com que a “expertise” do negócio fique registrada independente das pessoas. Além disso, através da visualização do todo, é possível identificar as melhorias que vão trazer os maiores benefícios. Vamos falar um pouco mais sobre isso quanto trouxermos os benefícios neste texto.

Os clientes nos procuram, buscando ferramentas estratégicas para alcançar novos resultados e começamos com a “arrumação da casa”, através do mapeamento de processos. E na busca pela melhor forma de divulgar essa ferramenta de gestão, achei um modelo que sigo há mais de 10 anos. Sabe como? Usando a comparação do mapeamento de processo com uma receita de bolo. Dificilmente encontramos alguém que nunca leu uma receita de bolo, não é mesmo?

Consegui te deixar curioso? Vou te dar uma ideia de como isso pode funcionar:

- Ingredientes: são as entradas do processo (o que eu preciso ter em mãos para começar meu bolo).

- Modo de preparo: é o fluxo das atividades (aquilo que precisa ser seguido, o passo a passo para que o processo seja realizado).

- Bolo pronto: é a saída do meu processo (o resultado esperado) .

- Cozinheira: são as pessoas com competências específicas para participar e fazer acontecer.

- Batedeira, forno e utensílios: são os recursos que precisamos dispor para que o processo aconteça.

- Indicadores: quando eu fizer meu bolo, preciso dar pra alguém provar pra ver se ficou gostoso e monitorar o tempo de preparo pra saber se realizei de acordo com o que está previsto na receita.

É assim que funciona, e assim podemos trazer uma ferramenta de gestão para uma linguagem de fácil acesso a maior parte dos seus colaboradores.

Quanto mais a empresa exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a possibilidade de acertar no resultado, melhorar os resultados e criar um diferencial competitivo no mercado concorrente em que atua. O mapeamento de processos estabelece de forma organizada e eficiente as atividades que sustentam uma empresa, priorizando e classificando essas tarefas.

Quais os benefícios de mapear os processos?

- O mapeamento de processos tem o papel de identificar os processos existentes e descrevê-los de forma que o registro da “melhor forma de fazer cada coisa”, seja de propriedade da própria empresa e não dos funcionários que a executam;

- O simples ato de colocar no papel, ou seja, descrever o processo em que atuam, os desafia a identificar melhorias para o desempenho da atividade e dos melhores resultados, utilizando-o como técnica de autoconhecimento e identificação profunda;

- Possibilita a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, trazendo às claras as possíveis falhas de integração entre processos;

- Promove o melhor entendimento dos processos que interagem, para que eles sejam simplificados ou substituídos, em caso de necessidade.

Ficou interessado em aplicar? Para aplicar o mapeamento de processos em uma empresa, pode-se fazer entrevistas com os envolvidos, oficinas de construção com chuva de ideias, listas de verificação das etapas realizadas, e outras formas diversas envolvendo todos que participam do dia a dia das atividades.

O mapeamento de processos é esclarecedor e possibilita a inovação. A importância de mapear e controlar os processos de uma empresa é indiscutível. Através dela é possível amadurecer um negócio, identificar problemas, priorizar os mais urgentes e entender a razão de estarem acontecendo, encontrar caminhos para a evolução da organização e melhorar consistentemente a gestão.